Os controles internos administrativos (controles da gestão ou controles primários), quando devidamente estruturados e fortalecidos, tornam-se instrumento de suporte à governança e à gestão, propiciando inúmeros benefícios às organizações públicas e privadas. Tanto a governança como função direcionadora e a gestão como função realizadora necessitam de eficácia e confiabilidade nos controles internos.
Verifica-se que, na Administração Pública, em termos conceituais e práticos está ocorrendo um processo de migração de uma visão baseada numa estrutura centralizadora de controle para uma visão sistêmica, com a gradativa mudança de um procedimento de conformidade para o de gestão administrativa. É o aperfeiçoamento de todo o processo de controle, onde se busca a efetividade dos controles internos administrativos, propiciando ainda maior independência e ganho de qualidade nas funções de auditoria interna e correlatas.
Com isso, há uma inevitável vinculação entre esses controles, que foram sendo definidos com caráter preventivo, e a gestão de riscos, mesmo que essa função não seja formalizada na Instituição, onde um fator importante está no fato de que os procedimentos de controle necessários para mitigar riscos (primeira linha), podem compor instrumentos normativos integrantes do Sistema de Controles Internos institucionalizado. Existem vários aspectos positivos decorrentes desta integração (controles x riscos), incluindo a possibilidade de criação de Indicadores de Controle Interno (suporte à segunda linha), destinados ao monitoramento da eficácia dos controles e/ou para dar suporte à gestão.
Quando estabelecidos ou revisados a partir da identificação e avaliação de riscos, os controles se tornam mais eficazes, aumentando a probabilidade de que todos os riscos significativos inerentes cada processo de trabalho (processos organizacionais) sejam efetivamente mitigados, com a possibilidade de eliminação de rotinas e controles que não estejam relacionadas à prevenção contra alguma situação de risco ou, se existente, seja pouco significativa em termos de probabilidade de ocorrência e suas consequências.
Note-se que são inúmeros os riscos que podem estar escondidos em qualquer parte de um processo de trabalho: riscos operacionais, legais (compliance), orçamentário-financeiros, ambientais, de imagem e outros tipos, inclusive aqueles relacionados à corrupção, fraude e suborno, mais conhecidos como riscos à integridade. A institucionalização de um Sistema de Controles Internos visa, dentre outros aspectos, estabelecer as responsabilidades das diversas unidades quanto à definição ou revisão, bem como, quanto à observância dos controles preventivos por processos (visão horizontal/transversal) agrupados em sistemas administrativos.
Portanto, essa estruturação e aperfeiçoamento dos controles na forma de um sistema em sua exata acepção, permitirá a visualização dos papeis e responsabilidades sobre riscos e controles segundo o modelo das Três Linhas no âmbito da instituição e sua implementação se enquadra no contexto da boa governança corporativa e da integridade.
POR QUE UM SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS PODE SER CONSIDERADO INOVADOR
Esse Sistema, resumidamente comentado acima, se insere no contexto da inovação porque não trata apenas de uma questão técnica ou legal, procura agregar valor ao capital intelectual da instituição, que envolve cultura, normas e valores organizacionais. Sabidamente, o aprimoramento do capital intelectual é ponto de partida para a capacidade de inovação, e são os ativos intangíveis de uma organização que a valorizam e fornecem credibilidade.
Sua estruturação e operacionalização, visando o aprimoramento dos controles internos, é sustentada por pessoas dispostas a compartilhar seus conhecimentos voluntariamente. A utilização desse ativo não pode ser negligenciada, para que possa se transformar em valor para a organização, a quem cabe prover os meios de transformar o know-how individual a respeito de riscos e controles em conhecimento coletivo e organizacional.
Nonaka e Takeuschi (1997), em seu livro “Criação do Conhecimento na Empresa”, definem dois tipos de conhecimento humano: o conhecimento explícito e o tácito. O primeiro pode ser articulado na linguagem formal, isto é, codificado em forma de afirmações, especificações, manuais etc., podendo desta forma ser facilmente transmitido entre as pessoas. Já o conhecimento tácito é o conhecimento pessoal e envolve fatores intangíveis como crenças pessoais, conclusões, insights, palpites subjetivos, perspectivas, destreza ou know-how pessoal, intuições, regras não-escritas, mentalidades etc.
A forma mais eficaz de criação de novos conhecimentos ocorre a partir da interação do conhecimento tácito e explícito, quando as pessoas, externalizando, conseguem converter o conhecimento tácito em conceitos explícitos, permitindo, desta forma, seu compartilhamento e disseminação.
Neste contexto, o aprimoramento dos controles internos na forma em comento não se caracteriza pela implementação de um modelo pronto, mas numa inovação que se fundamenta justamente na utilização desse capital intelectual de cada instituição. Possibilita a absorção, retenção e valorização dos elementos formadores da cultura e dos conhecimentos dos gestores e servidores sobre as atividades que desenvolvem, de forma a evitar a perda da memória organizacional e disseminar as melhores práticas, provendo maior a eficiência e segurança nas rotinas operacionais.
A inovação é um processo sistêmico, que se estende por todas as áreas e todos os modelos, sistemas e processos organizacionais. É necessário identificar como cada área pode contribuir com seu conhecimento para fomentar a inovação, que é uma tarefa de todos.
Assim, para alavancar e viabilizar o aprimoramento dos controles internos de forma inovadora, é necessário que cada área possa contribuir com seu conhecimento e competências, passando pela construção de uma cultura da aprendizagem e da inovação, com a criação de um ambiente e mecanismos que propiciem sua continuidade em todos os níveis da estrutura organizacional. Uma organização inovadora incentiva a geração constante de ideias e estimula seus colaboradores a pensar de forma diferente, bem como, orienta os esforços para transformar as ideias em procedimentos que, no caso, promovam a melhoria dos controles sem prejuízo da eficiência.
Todas essas questões se constituem na base para a configuração de um Sistema de Controles Internos inovador, que abranja os controles da primeira e segunda linhas, já que o controle revisional (terceira linha) é coberto pela unidade que responde pelas atividades de auditoria interna e correlatas. No caso das organizações públicas, essa unidade atua como órgão central do seu sistema de controle interno a que se refere os artigos 70 e 74 da Constituição Federal e correspondentes nas Constituições Estaduais ou Leis Orgânicas Municipais.
Se entender que essas abordagens podem ser úteis à organização onde sua colaboração é importante e quiser trocar ideias sobre o assunto, faça contato. Se preferir, podemos marcar uma vídeoreunião.